PL EN
Krajowa Izba Gospodarcza Instytut Badań nad Demokracj± i Przedsiębiorstwem Prywatnym Przedsiebiorstwo Fair Play Zatrudnienie Fair Play
Strona archiwalna! Zapraszamy do nowego serwisu www.gmina.fairplay.pl

Jak zorganizować dobrą konferencję prasową

  1. Temat
    Media poszukują informacji nowych, ciekawych i wartościowych. Tematem newsu informacyjnego muszą być zdarzenia wyjątkowo wielkie lub gwałtownie nasilające się, krótkotrwałe lub powtarzalne (podobne do znanych już odbiorcy z przeszłości), łatwo zauważalne, jednoznaczne, nie budzące wątpliwości, znaczące (ważne dla odbiorcy), nagłe i niespodziewane, lecz także zgodne z oczekiwaniami (przewidywane lub pożądane), spersonifikowane (fakty są efektem działań określonych precyzyjnie jednostek).

  2. Termin
    Termin nie może być przypadkowy. Należy dowiedzieć się, kto i kiedy z branży organizuje swoje konferencje, czy są to organizacje, stowarzyszenia (itp.) i tematy konkurencyjne? Czy nasze wydarzenie nie koliduje z innymi ważnymi wydarzeniami?

  3. Miejsce
    Wybór miejsca także nie powinien być przypadkowy. W nagłych sytuacjach, kiedy konferencja jest organizowana w krótkim czasie, należy wybrać miejsce dobrze znane dziennikarzom - tak, by nie mieli problemu z dotarciem np. siedziba firmy, urząd, hotel. W niektórych wypadkach warto również zastanowić się nad miejscem niekonwencjonalnym, związanym z tematem spotkania.

  4. Scenariusz
    Każda konferencja musi mieć swój dokładny scenariusz. Konferencja nie może być zbyt długa. Wyznaczniki dobrej konferencji prasowej to: sprawny przebieg, krótkie, merytoryczne przemówienia, atrakcyjna scenografia, oryginalne niespodzianki, budowanie napięcia. Konferencja prasowa, wraz z czasem na pytania i odpowiedzi powinna trwać nie dłużej niż 45 minut.

  5. Materiały informacyjne
    Należy pamiętać, że materiały informacyjne muszą zawierać rzeczy nowe, nieznane, ciekawe i ważne z punktu widzenia dziennikarzy.

  6. Wystąpienia
    Gospodarze konferencji powinni dobrze zaprezentować się przed gośćmi. Ważny jest wygląd zewnętrzny, język pozawerbalny - "mowa ciała", zwięzłość wypowiedzi oraz jej zawartość merytoryczna, odpowiedni dobór języka, dopasowany do tematyki i odbiorców. Przed każdą konferencją prasową należy opracować zestaw tzw. trudnych pytań, które mogą pojawić się w jej trakcie. Należy szczegółowo opracować odpowiedzi na takie pytania, aby nie dać się zaskoczyć i mieć pełną swobodę argumentacji.

  7. Gadżety
    Gadżety pamiątkowe, reklamowe są dziś nieodłącznym elementem konferencji prasowych. Są to zazwyczaj T-shirty, długopisy, breloczki lub inne upominki mające związek z działalnością organizacji lub firmy, a także z tematyką konferencji. Należy pamiętać jednak o tym, że upominki powinny budzić pozytywne skojarzenia, lecz nie mogą pełnić roli "przekupstwa", nie mogą wzbudzać poczucia zobowiązania wobec gospodarzy konferencji.

  8. Poczęstunek
    Najlepszą formą jest poczęstunek po konferencji. W trakcie konferencji, na stołach powinny znaleźć się tylko napoje. Taka formuła zapewnia pełną koncentrację w trakcie przemówień i pozwala na przeprowadzenie dodatkowych wywiadów, dyskusji, nawiązanie nieformalnych rozmów kuluarowych.

  9. Zaproszenia
    Zaproszenia na konferencję powinny być oryginalne, estetyczne i ciekawe graficznie. Do zaproszenia powinien być załączony program konferencji, możemy dodać także krótką zajawkę informacyjną o przewodnim temacie konferencji.

  10. Baza danych
    Każda instytucja, firma czy organizacja powinna mieć dobrze opracowaną bazę dziennikarzy posegregowaną ze względu na zasięg oraz branże tematyczne. Każda baza dziennikarzy powinna być na bieżąco weryfikowana i sprawdzana (czy dany dziennikarz nadal pracuje w redakcji, czy zajmuje się daną tematyką, czy dane teleadresowe nie uległy zmianie).

Jak napisać dobrą informację prasową?
  1. Pisząc informację prasową należy odpowiedzieć na 5 podstawowych pytań:

    1. Kto?
    2. Co?
    3. Gdzie?
    4. Kiedy?
    5. Dlaczego?

    Odpowiedzi na te pytania tworzą szkielet informacji prasowej.


  2. Dobra informacja to taka, która:

    1. ma wpływ na życie odbiorców informacji (w pracy lub w domu);
    2. zawiera informację o czymś, co dzieje się teraz lub stanie się w przyszłości;
    3. zawiera nową informację - coś czego wcześniej odbiorcy informacji nie wiedzieli;
    4. dotyczy sfery działań/zasięgu konkretnego medium (lokalnego, krajowego, europejskiego lub międzynarodowego;
    5. danej branży lub specjalistycznego tematu, w zależności od publikacji);
    6. zawiera "coś" mocnego lub dramatycznego, co przemówi do odbiorców informacji;
    7. dotyczy znanych osobistości lub innych osób znanych odbiorcom informacji.


  3. Informacja prasowa powinna odznaczać się następującymi cechami:

    1. czytelny nagłówek pokazujący, kto ją przysłał;
    2. data jej napisania;
    3. czytelny nagłówek (tytuł) wskazujący, jaka jest jej treść;
    4. zwięzła forma, najlepiej na jednej lub dwóch kartkach formatu A4;
    5. tekst powinien być napisany na komputerze z podwójnym odstępem między liniami, z użyciem dużych i małych liter (nie wersalikami);
    6. w stopce każdej strony, której ciąg dalszy jest na następnej kartce, powinna się pojawić informacja "dalej" lub "więcej", by zaznaczyć, że tekst jest kontynuowany;
    7. kartki powinny mieć zaznaczone numery stron;
    8. ostatnia kartka powinna zawierać słowo "koniec" w linii następującej bezpośrednio po ostatniej linijce tekstu;
    9. po linii ze słowem "koniec" powinna być następna linia "Dodatkowe informacje?" i nazwisko oraz numer telefonu/faksu pracownika public relations odpowiedzialnego za kontakty z prasą, do którego należy kierować wszelkie zapytania.


  4. Umieszczanie zdjęć:

    1. umieszczamy zdjęcia "aktywne", np.: osób, które coś robią, produktów, które są używane; zdjęcia "bierne" są możliwe do przyjęcia, jeśli mają znaczenie dla artykułu;
    2. zdjęcia muszą być dużego formatu, dobre technicznie;
    3. do każdego zdjęcia dołączamy czytelny opis, tak by nie było wątpliwości, co znajduje się na danym zdjęciu.


  5. Należy pamiętać o tym, że prasie zależy na artykułach tworzonych pod konkretnym kątem, który ma znaczenie dla ich czytelników. Dlatego większość z nich chce dodatkowych informacji, cytatów lub komentarzy zamieszczonych w informacji prasowej.



Zaloguj się do systemu ankiet
FAQ
Najczęściej zadawane pytania – FAQ

Patroni Honorowi XIII edycji konkursu Gmina Fair Play

Aktualności
15 grudnia 2014

Zapraszamy do odwiedzenia nowej wersji oficjalnej strony internetowej konkursu "Gmina Fair Play" Oprócz zmienionego wyglądu, serwis więcej...


17 października 2014

W Salonie Recepcyjnym Hotelu Bristol (ul. Krakowskie Przedmieście 42/44, 00-325 Warszawa) odbyła się uroczysta Gala więcej...


14 października 2014

Konkurs "Gmina Fair Play" został oficjalnym partnerem Europejskiego Forum Gospodarczego, które odbywać się będzie już więcej...






© Copyright by "Przedsiębiorstwo Fair Play" Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Używamy plików cookies, by ułatwić korzystanie z naszych serwisów. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. Zamknij